Учет аренды

Vladimir

Администратор
Команда форума
Задачи:
- учет арендуемого строительного оборудования для юридических и физических лиц (документы договоров и актов передачи от ООО и ИП);
- ведение финансового учета в разных кассах с отчётом остатка;
- отслеживание свободного, арендуемого и находящегося в ремонте оборудования;
- учет доходов и расходов по статьям с отчётом.

Элементы программы:
- справочники: номенклатура по категориям продукции, статьи финансов (доходы/расходы), города;
- списки номенклатуры: общий, свободно для аренды, находящиеся в ремонте;
- справочник клиентов;
- договора аренды со списком оборудования, поступлением и выплатой денежных средств;
- финансовые: список всех операций по приходу и выплате, приход/расход по категориям, отчёты по статьям за период и остаток в кассах на дату.

Справочник номенклатуры по категориям:
Номенклатура по категориям.png

Статьи финансов. Статьи "Доход от аренды" и "Выплата по аренде" заблокированы от изменения, так как используются в структуре проекта и изменение их названия нарушит работу программы.
Статьи финансов.png

Данные по номенклатуре можно указать как в справочнике по категориям, так и в общем списке.
Общий список номенклатуры.png
Для оборудования указываются:
- название;
- номер (если названия одинаковые и требуется отличать по артикулу или внутреннему номеру);
- стоимость оборудования и залога;
- количество;
- цены для 4-х вариантов тарифа;
- описание и примечание.
В форме "Свободно" можно видеть список оборудования, доступного к сдаче в аренду.

В форме "В ремонте" создаются записи по оборудованию, которое сдано в ремонт.
Оборудование в ремонте.png
После возвращения из ремонта флаг "Состояние" переводится из "в ремонте" в "завершено".

В списке клиентов можно указать лицо: юридическое или физическое. Для каждого вида предусмотрен свой набор данных.
Данные по физическому лицу.png Данные по юридическому лицу.png
Клиенту можно назначить признак ненадёжного. В этом случае первые строки подсвечиваются красным цветом, а также производится выделение цветом в списке. При создании договора на аренду, в случае выбора ненадёжного клиента, сохранение записи блокируется с соответствующим сообщением.
Выделение полей ненадёжного клиента.png Блокировка создания договора с ненадёжным клиентом.png

В форме аренды создаётся запись по договору.
Форма договора аренды.png
Указываются:
- код договора;
- дата и время сдачи в аренду;
- клиент и место использования арендуемого оборудования.
Поля суммы залога, суммы аренды, общая сумма договора, сумма поступлений от арендатора, сумма выплат (в случае досрочного возврата) и сумма долга - вычисляются при внесении данных по оборудованию и поступлениям/выплатам на вкладках.
Данные по арендуемому оборудованию.png
При выборе оборудования из справочника номенклатуры берётся сумма залога, которую при необходимости можно вручную обнулить - если клиент постоянный и залог не требуется.
Указывается дата возврата. Из разницы между датой возврата и датой договора вычисляется разница в днях, определяется тариф и устанавливается соответствующая цена.
Поле "Прошло (дней)" рассчитывается ежедневно (при первом открытии программы) и, если число прошедших дней с момента заключения договора превысило запланированный срок аренды, выделяется красным цветом. Также в списке запись по оборудованию также выделяется красным фоном. При переводе оборудования в состояние "закрыт" - признак просроченной аренды выключается.
До тех пор, пока оборудование находится в состоянии "открыт", его количество исключается из свободного к аренде. При переводе в состояние "закрыт" - оно возвращается в список доступных для сдачи.
Внесение данных по поступлениям и выплате.png
При внесении данных по оплате или выплате - указывается касса куда/откуда производится поступление/выдача денежных средств.

В случае возврата оборудования раньше или позже запланированного срока - может быть произведён перерасчёт суммы аренды. Для этого редактируется каждая запись по оборудованию и на основании расчёта новых данных - производится доплата или выплата для обнуления задолженности.

В зависимости от типа клиента (физическое или юридическое лицо) по кнопке "Документы" открывается соответствующий список шаблонов договора (MS Word) и акта передачи (MS Excel). На основании данных договора формируются соответствующие документы.
Договор аренды для юридического лица.png Договор аренды для физического лица.png Акт приемо-передачи юридическому лицу.png Акт приемо-передачи физическому лицу.png

Формы "Поступление" и "Выплата" из категории "Финансы" могут служить для получения общей суммы по движению денег в рамках договоров за период с дополнительной фильтрацией по клиенту и/или по кассе.
Форма поступления денежных средств.png

Учёт прихода/расхода по пользовательским категориям производится в форме "Приход-расход".
Форма прихода-расхода по категориям.png
В зависимости от того, какой вид назначен каждой категории, программу учитывает запись как приход или как расход.

"Отчёт по статьям за период" даёт информацию на указанный период, а "Остаток в кассах на дату" - итог на указанную дату.
Отчет по статьям за период.png Остаток в кассах на дату.png

Пример проекта - в приложении.

См. также:
 

Вложения

Сверху Снизу